La sociedad actual está trazada por las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, un medio en el cual las relaciones de las personas cada vez se desarrollan más por medios virtuales y menos presenciales, de tal suerte que han surgido amplios cuestionamientos frente al valor probatorio de tales registros y/o documentos en un negocio jurídico cuando es llevado a instancias judiciales.
En este contexto, con el desarrollo del Curso se pretende dar a conocer las característica y atributos de los documentos electrónicos, su importancia institucional como medio de prueba legal y el impacto que la administración de estos documentos, tienen en la implementación de la ley anti trámites y la iniciativa cero papeles.
¿En qué consiste?
Objetivos del programa
Fortalecer las competencias de los participantes, para que a través del conocimiento teórico-práctico y la metodología específica, conozcan las características de los documentos electrónicos y hacer un buen uso de ellos como herramienta para la disminución de la producción documental, identificar los requisitos para la adquisición de sistemas de gestión de documentos electrónicos y la preservación digital a largo plazo, todo esto bajo el marco legal colombiano y las disposiciones del Archivo General de la Nación.
Competencias adquiridas
- Conocimientos y habilidades para el identificar un documento electrónico de uno digital.
- Reconocimiento de la extensión del documento según el formato utilizado.
- Identificación de las características de la firma digital y la firma electrónica.
- Elaboración de los requerimientos funcionales para la adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de acuerdo con las necesidades de su institución.
Temas a desarrollar
MÓDULO I.
INTRODUCCIÓN A CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
• Introducción en gestión documental.
• Sistema Nacional de Archivos y el Archivo General de la Nación.
• La documentación orientada a un sistema de gestión, aplicable a toda la entidad.
MÓDULO II.
INTRODUCCIÓN – MARCO LEGAL – MARCO CONCEPTUAL
• Marco legal “Ley General de Archivos 594 de 2000”.
• Ley 527 de 1999.
• Acuerdo 003 de 2015.
• Decreto 2150 de 1995.
• Decreto 266 de 2000.
• El documento electrónico bajo el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
MÓDULO III.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• Definición de clases de documentos electrónicos.
• Características de los documentos electrónicos.
• Formatos y extensiones de documentos electrónicos, firma digital y firma electrónica.
• Valor probatorio.
MÓDULO IV.
INICIATIVA CERO PAPEL
• Directiva presidencial 04.
• ¿Qué es el cero papel?
• Beneficios y retos.
• Buenas prácticas.
MÓDULO V.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
• Requerimientos funcionales.
• Metadatos para la descripción de documentos electrónicos.
¿A quién va dirigido?
La gestión del documento electrónico es transversal a todas las áreas y cargos de la organización, por lo tanto, pueden participar en la actividad todos los funcionarios, de niveles asistenciales, auxiliares que tengan a su cargo la organización y custodia de los documentos, así como los niveles superiores, cuyo objetivo sea el apoyo de proyectos de modernización de la gestión documental y de la información dentro de la organización.